通用人事档案管理系统V4.3
通用人事档案管理系统V4.3
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1、如何清除原有的演示用的员工记录？
（1）单击工具栏中的“打开”按钮，选择打开要删除记录的数据库。
（2）单击"记录/清除所有记录"命令。
（3）输入系统管理员口令并确定。
（清除了原有的记录后，用户就可以输入本单位的员工记录进行试用，试用满意后再进行注册，注册前输入的所有记录都会保留。）
2、如何插入一条新记录？
方法一：
（1）单击“添加记录”按钮
（2）先把“编号”的数字改为要插入的记录编号，然后再完成其它内容的输入。
（3）单击“保存记录”按钮，这时会显示对话框：“编号重复，要修改吗？”
（4）选择“否”，新记录就会插入到指定的位置，后面的记录的编号会自动加1。
（1）在名字列表框中选择要插入记录的位置。
（2）单击“记录/插入记录”命令。
（3）输入记录内容。
（4）单击“保存记录”按钮
3、如何修改记录的编号？
（1）在名字列表框中选择要修改编号的名字。
（2）先单击“修改记录”，再修改编号的数字。
（3）单击“保存记录”，这时会显示对话框：“编号重复，要修改吗？”
（4）选择“否”，新记录就会插入到指定的位置，后面的记录的编号会自动加1。
注意：如果编号出现不连续的情况，可使用“系统维护/重新编号”命令来调整编号，使编号连续。
4、如何搜索记录？
有三种方式：常规搜索、高级搜索、名字列表框的快捷菜单搜索。
名字列表框的快捷菜单搜索：可以设置一个条件进行搜索。
常规搜索：可以设置两个条件进行搜索。
高级搜索：可以设置十多个条件进行搜索。并且可以设置“年龄段”、“工龄段”等条件搜索。
注意：高级搜索的搜索条件以搜索表达式的内容为准。要注意检查每个条件之间的链接符“.and.”（并且）、“.or.”（或者），避免语法错误。
5、如何统计指定条件的人数？
一、
单击工具栏的“统计”按钮，然后直接在“统计”表单页面中进行设置和统计。
二、两个条件以上的人数统计
1、先用“搜索记录”功能搜索出要统计的记录。
2、单击工具栏的“统计”按钮
6、如何打印指定条件的记录？
（1）先利用搜索功能搜索出要打印的记录
（2）单击工具栏的“打印”按钮
“个人档案表”可以直接用名字列表框的快捷菜单的“打印”命令来打印。
7、如何给记录添加照片？
（1）单击[开始]/[程序]……，启动Microsoft照片编辑器 或Phtoshop程序
（2）单击Microsoft照片编辑器的"文件"--"扫描图象"命令或Phtoshop的"File"--"Import"--"Twain_32…"命令，启动扫描程序。
（3）利用扫描仪把一批员工照片（2寸彩照）扫入Microsoft照片编辑器或Phtoshop程序中。
（4）先用"选取"工具框选一个员工的照片，再单击"复制"命令。
（5）单击Windowsd任务栏中的"人事档案管理系统"图标，切换到人事管理系统画面。
（6）在姓名列表框中选择对应的员工姓名。
（7）单击"相片"标签，切换到"相片"页面。
（8）先单击"修改记录"按钮，再单击"相片"页面中的"编辑相片"按钮，打开相片编辑窗口。
（9）单击"编辑"菜单中的"粘贴"命令，把该员工的相片粘贴到"相片"编辑窗口中。
（10）先关闭"相片"编辑窗口，再单击"保存记录"按钮，照片就被添加到该员工记录中。
重复以上步骤，就可以给所有的员工记录添加照片。
建议：
使用Microsoft照片编辑器来复制照片，这样既方便，又可以调节照片的对比度、亮度、彩度。
安装office97时包含Microsoft照片编辑器；安装office2000时，须选择自定义安装，在“Microsoft office 工具”中选择安装Microsoft Phtoeditor (照片编辑器)
8、如何调节照片的对比度、亮度、彩度？
要调节对比度、亮度、彩度的记录的照片必须是从Microsoft照片编辑器 或Phtoshop程序等支持这项功能的软件复制，以后才能通过编辑照片，激活照片编辑器来进行调节对比度、亮度、彩度。
步骤：
（1）在名字列表框中选择要编辑照片的名字。
（2）单击“相片”页面标签。
（3）单击“修改记录”按钮。
（4）单击“相片”页面的“编辑照片”按钮。
（5）选择“编辑/编辑…照片对象”命令，激活照片编辑器。
（6）利用照片编辑器的专项功能调节照片的对比度、亮度、彩度。
（7）退出照片编辑器，返回“人事档案管理系统”
（8）单击“保存记录”按钮。
9、为什么采用复制、粘贴的方式来给记录添加照片？
（1）为了简便操作，这样可以省去一大堆照片文件。
（2）可以利用Microsoft照片编辑器 或Phtoshop等工具来调节照片的对比度、亮度、彩度。
8、如何删除员工记录？
删除分为“临时删除”和“永久删除”
临时删除：
直接单击“删除记录”按钮，只是“临时删除”，可以单击“查看删除”来查看被“临时删除”的记录，可以单击“恢复删除”来恢复被“临时删除”的记录。被“临时删除”的记录不参加统计和打印。
永久删除：
选择菜单“系统维护/永久性删除员工记录/删除个别员工记录”--输入管理员口令--确定。
被“永久删除”的记录不能恢复。
10、如何处理退休员工的记录？
（1）在名字列表框中选择已退休的员工姓名。
（2）单击"修改记录"按钮
（3）点选“已退休”选钮，输入退休日期。
（4）单击"保存记录"按钮。该记录将自动转移到“退休员工库”中。
11、如何处理离职员工的记录？
（1）在名字列表框中选择已离职的员工姓名。
（2）单击"修改记录"按钮
（3）点选“已离职”选钮，输入离职原因。
（4）单击"保存记录"按钮。该记录将自动转移到“离职员工库”中。
12、为什么不能用Ctrl+C、Ctrl+X和Ctrl+V来复制或移动字段内容？
使用Ctrl+C和Ctrl+V 或Ctrl+X和Ctrl+V来复制或移动字段内容时，必须在按完Ctrl+V粘贴内容后，紧接着按一下“空格键”来确认粘贴内容。
也可以用工具栏的“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮“复制”或“移动”字段内容。
13、如何备份注册信息？
注意：要备份注册信息，必须以系统管理员身份登录，并要打开“在职员工库”。
（1）单击“系统维护/注册信息备份”命令
（2）输入系统管理员口令
（3）选择注册信息的备份路径（硬盘或软盘）
（4）确定
14、如何备份员工记录信息数据？
注意：要备份数据，必须以系统管理员身份登录，并要打开“在职员工库”。
（1）单击“系统维护/数据备份”命令
（2）输入系统管理员口令
（3）选择备份路径（硬盘或软盘）
（4）确定
说明：选择硬盘备份，则备份的数据包含照片的信息。
选择软盘备份，则备份的数据不包含照片的信息，并且数据内容与数据上报盘完全相同。
15、如何制作上报软盘？
注意：要制作上报软盘，必须以系统管理员身份登录，并要打开“在职员工库”。
（1）单击“系统维护/数据上报”命令
（2）输入系统管理员口令
（3）插入软盘
（4）确定
说明：上报数据不包含照片的信息，并且上报盘的数据内容与数据备份软盘的内容完全相同，（即可制作备份软盘）。
16、如何导入备份数据或上报数据？
（1）单击“系统维护/导入备份数据”命令
（2）输入系统管理员口令
（3）选择导入路径（硬盘或上报软盘）
（4）选择导入方式（添加方式或覆盖方式）
（5）确定
17、如何导入注册信息？
（1）单击“系统维护/导入注册信息”命令
（2）输入系统管理员口令
（3）选择导入路径（硬盘或备份软盘）
（4）确定
18、系统崩溃，需要重装时，如何恢复人事管理系统的数据？
方法一：
（1）重新安装《通用人事档案管理系统》
（2）把硬盘上或软盘上的备份文件复制到人事管理系统的安装目录上，替换原来的文件，即可恢复原来的数据信息。
方法二：
（1）重新安装《通用人事档案管理系统》
（2）把数据备份软盘插入软驱
（3）单击单击“系统维护/导入备份数据”命令
（4）选择“覆盖方式”导入数据，即可恢复原来的数据信息
注意：
硬盘上的备份数据包含照片的信息，软盘上的备份数据不包含照片的信息，